Einen mehrtägigen Kongress zu planen, gehört zur Königsdisziplin im Eventmanagement: Handelt es sich um eine internationale Veranstaltung, mit Teilnehmern aus unterschiedlichen Ländern, sind höchste logistische und organisatorische Fähigkeiten gefragt. Nicht umsonst hat ein Kongress mit mehreren hundert Teilnehmern eine durchschnittliche Vorlaufzeit von bis zu drei Jahren. Die folgende Checklist für Kongressplaner liefert ein paar wichtige Anhaltspunkte, die auch bei der Planung von Tagungen, Konferenzen oder Symposien hilfreich sein können. Hier die wichtigsten To-do’s für die Organisation von Fach-Veranstaltungen und wissenschaftlichen Kongressen:

• Teilnehmer

Selber planen oder Agentur? Die entscheidende Frage am Beginn der Kongressplanung: Generell ist ab einer Teilnehmerzahl von mehr als 150 Personen professionelle Unterstützung durch eine Agentur empfehlenswert. Ein professioneller Kongress Organizer (PCO) kann Ihnen viel Geld ersparen, Zeit sowieso, und das Nervenkostüm erfährt schonende Behandlung. Nutzen Sie die Dienstleistungen von Profis, wie Convention Bureaus, Kongresszentren und Tourismusverbänden.

Tipp: Beachten Sie beim Festlegen der Teilnehmerzahl für den Kongress auch eventuelle Aussteller und Begleitpersonen!

• Ziele

• Termin & Dauer

Dauer des Kongresses und der Ausstellung (inkl. Auf- und Abbautage) müssen geklärt sein, bevor die Reservierungen getätigt werden. Über wie viele Tage soll sich der Kongress strecken? In welcher Jahreszeit geht die Convention über die Bühne?

Tipp: Wenn Sie das Budget schonen wollen, planen Sie die Veranstaltung nicht in der Hauptsaison (September-Oktober/Mai-Juni). Prüfen Sie, ob Ihr Kongress nicht mit relevanten Großveranstaltungen konkurriert! Das Datum sollte sich nicht mit anderen Branchen-Events und Messen spießen.

• Team & Kompetenzen

Legen Sie exakt fest, wer wofür verantwortlich ist. Wer hat die Hauptverantwortung? Ernennen Sie ein wissenschaftliches Komitee und legen Sie die Zuständigkeiten fest, insbesondere für: inhaltliche Organisation (Programm), Kongress-Budget, Betreuung der Referenten, Location, Hotelbuchungen, Registrierung, Einladungen, Technik, Rahmenprogramm, Marketing, PR, …

• Budget

Die Sponsoren sollten bei der Planung der Finanzierung zunächst noch nicht mit berücksichtigt werden. Teilen Sie Ihr Budget in fixe und variable Kosten, setzen Sie auf Einnahmen aus Teilnahmegebühren, Co-Finanzierung durch Verbände oder Organisationen, Förderungen, Eintrittsgelder (Rahmenprogramm), Firmen vor Ort … Vergessen Sie nicht auf Kosten für sämtliches (!) Personal und dessen Unterbringung, Transport, Versicherung, Dolmetsch-Leistungen, Fotografen, etc. Auch Give-Aways, Drucksorten und Dekoration einplanen! Machen Sie eine genaue Kostenaufstellung der Einnahmen und Ausgaben, auch im Hinblick auf (steuer)rechtliche Bestimmungen.

Tipp: Planen Sie von Beginn an regelmäßige Budgetkontrollen ein (Zwischenberichte).

• Veranstaltungsort

• Location

Bei der Wahl der Veranstaltungslocation wichtig: Über wie viele unterschiedliche Räume muss die Location verfügen? Wo findet der Eröffnungsevent statt? Wo die Abendunterhaltung? Zunehmend von Bedeutung: Ist W-LAN in allen Räumlichkeiten verfügbar? Wie groß müssen die einzelnen Räumlickkeiten für diverse Vorträge, Workshops und Präsentation, eventuelle Begleitausstellungen etc. sein? Äußerst wichtig: Ist die Location gut erreichbar? Wie gut ist die Location in Sachen Kongress-Technik inkl. Betreuung aufgestellt? Überprüfen Sie jeden Raum einzeln auf das Vorhandensein von Steckdosen und Kabeln.

Tipp: Während des Kongresses täglich vor Beginn der Veranstaltung alle technischen Geräte durchtesten!

• Programm-Ablauf

Legen Sie den genauen Programm-Ablauf fest. Berücksichtigen Sie besonders die zeitlichen Abfolgen zwischen den einzelnen Veranstaltungen, Abend-Events und Rahmenprogrammen … Wie viele Keynote-Speaker, Referenten und Gastredner sind geplant? Wer übernimmt die Moderation?

• Rahmenprogramm & Social Events

Das Rahmenprogramm trägt wesentlich zum Erfolg Ihres Kongresses bei. Aber Vorsicht: Setzen Sie die Programmpunkte nicht zu dicht! Vor allem Sightseeing oder sportliche Aktivitäten erleichtern die persönlichen Kontakte. Gönnen Sie den Kongress-Teilnehmern diese Zeit…

Tipp: Die Tourismusverbände vor Ort helfen gerne mit maßgeschneiderten Angeboten.

• Sponsoring

Spender, Förderer und vor allem Sponsoren wollen professionell informiert sein: Erstellen Sie entsprechend informative Unterlagen mit genauem Programm und den diversen Positionierungsmöglichkeiten.

• Marketing & Kommunikation

Nutzen Sie alle Kanäle: Drucksorten, Veranstaltungshomepage, Online-Anmeldung, Pressekonferenzen, Mailings, Inserate, … Setzen Sie unbedingt auf die Verbreitung über Soziale Netzwerke und vergessen Sie nicht die Einladungen an Journalisten und VIPs. Raumwegweiser (mehrsprachig) vorbereiten!

Tipp: Lassen Sie auf die Namensschilder (Rückseite) auch den Zugangscode für die lokale W-LAN-Verbindung drucken!

• Kongressabwicklung vor Ort

Achten Sie auf ausreichend Hilfskräfte! Viele Kongress Locations bieten innovative Systeme, die die Registrierung erleichtern.

• Nachbearbeitung

Machen Sie eine statistische Analyse der Teilnehmer-Befragung (Feedbackbögen), erstellen Sie Pressespiegel, Schlussberichte, Foto-Galerien sowie Berichte für Sponsoren.

Tipp: Vergessen Sie nicht auf Dankesschreiben (Referenten, Sponsoren, …)!

Weitere Checklisten für die Eventplanung:

Events planen (1): Hochzeit – CHECKLISTE

Events planen (2): Pressekonferenz – CHECKLISTE

Events planen (3): Green Events – CHECKLISTE