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Events planen (2): Pressekonferenz – CHECKLISTE
Von Bettina Krankl | 29.Januar 2010
Die Organisation und Planung einer Medien- bzw. Pressekonferenz ist nicht ganz unheikel: Sie bedarf einer besonders gründlichen Vorbereitung, alles muss noch “perfekter” ablaufen als bei anderen Events. platzpirsch hat die wichtigsten To-do’s – von der Wahl der richtigen Location für die Pressekonferenz bis zu praktischen Planungs-Tipps in Form einer Checkliste für Sie zusammengefasst:
Platz für Fotografen und Kameraleute: Schon bei der ersten Location-Besichtigung abchecken! Foto: Paul-Georg Meister/pixelio
ca. 2 Monate vor der Pressekonferenz …
- Aufhänger suchen: Kernthemen – Nachrichtenwert – Ziele
Ist das Thema relevant? - Zielmedien
- Budget
- Redner auswählen – Programm erstellen
- Moderator überlegen (für Frage-Runden im Anschluss)
- Termin
Achten Sie auf zeitgleiche konkurrierende Veranstaltungen oder Groß-Events; idealer Zeitpunkt: dienstags bis donnerstags, 10:30 Uhr) - Location suchen:
- gute Erreichbarkeit, zentrale Lage, Parkmöglichkeit
→ TIPP: Im Gegensatz zu (Marketing)Events ist bei einer Pressekonferenz leichte Erreichbarkeit das wichtigste Kriterium bei der Auswahl der Location.
- passend zum Image
- Ausstattung (Stromanschlüsse, Verdunkelungsmöglichkeit, Klimaanlage)
→ TIPP: Die Location sollte möglichst über W-LAN verfügen, sodass Fotografen die Bilder unmittelbar an die Redaktionen übermitteln können.
- Akustik
- Licht
- genügend Platz für Fotografen
- Mobiliar (Rednerpult, Podiumstisch etc.)
- Requisiten
5 Wochen vor der Pressekonferenz …
- Presse-Verteiler checken
- Einladungen erstellen
mit Antwortkarte/-fax, Anfahrtsplan zur Location & Parkmöglichkeit; Anlass erklären, Biografien der Referenten - Pressemappen vorbereiten
(Presseinformation, Pressefotos, Unternehmensportrait) - technische Hilfsmittel bestellen
(Flipchart, Leinwand, Beamer, Videogerät, …)
→ TIPP: Machen Sie einen Notfallplan, falls die Technik versagt – das beruhigt 
- evtl. Parkplatz-Situation klären
14 Tage vor der Pressekonferenz …
- Einladungen verschicken
→ TIPP: Fachmedien haben aufgrund ihrer Erscheinungsweise längere Vorlaufzeiten als Tages- und Wochenmedien, Fachpresse daher entsprechend früher einladen!
- Ablaufplan/Abfolge der Statements festlegen
→ TIPP: Erstellen Sie ein minutiöses „Drehbuch“ für den Ablauf der PK!
- Location besichtigen:
Bestuhlung (evtl. Sitzordnung), Requisiten überlegen, evtl. Hinweisschilder/Plakate, Beleuchtung, Dolmetsch-Anlage, Mikrofone etc.
→ TIPP: Nach Möglichkeit keine Hand-Mikros verwenden (störend bei Fotoaufnahmen)!
- Catering organisieren, Journalisten-Betreuung während der Konferenz
- mögliche kritische Zwischenfragen diskutieren
→ TIPP: Spielen Sie mit den Podiumsteilnehmern alle möglichen kritischen Fragen und Antworten vor der Konferenz durch!
- Stichwörter, Ablauf mit Rednern erarbeiten
- Zeitplan überlegen
- Pressetermin in Termindienste eintragen
- Pressefotografen bestellen
- evtl. Tonbandgeräte bzw. Kameras für Video-Aufzeichnung der Pressekonferenz
- Namensschilder für die Redner vorbereiten
1 Woche vor der Pressekonferenz …
- Zusagen checken, telefonisch nachfassen
- Liste mit Teilnehmern vorbereiten
- Medienbeobachtung beauftragen
2 Stunden vorher …
- gut sichtbares Logo am Podium (für Fotografen und Kameraleute)
- evtl. Hinweis-Schilder/Wegweiser anbringen
→ TIPP: Halten Sie auch unbeschriftete Reserve-Schilder bereit!
- Geräte-Check
- Catering
- Namensschilder
- Pressemappen
- Stifte/Blöcke an den Plätzen
- beim Eingang:
persönliche Begrüßung/Empfang; Pressecorner mit Anwesenheitsliste zum Eintragen für die Journalisten auflegen; evtl. Pressegeschenk (Give-away)
Nachbearbeitung
- Nachversand der Pressematerialien an nicht anwesende Journalisten
- (zeitgleiche!) Information der Mitarbeiter
- Feedback einholen
- Pressespiegel
- Medienanalyse
nützliche Links:
aktuelle Angebote für Pressekonferenz-Planer
Weitere Checklisten für Events unter www.platzpirsch.at!
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