Die Organisation und Planung einer Medien- bzw. Pressekonferenz ist nicht ganz unheikel: Sie bedarf einer besonders gründlichen Vorbereitung, alles muss noch “perfekter” ablaufen als bei anderen Events. platzpirsch hat die wichtigsten To-do’s – von der Wahl der richtigen Location für die Pressekonferenz bis zu praktischen Planungs-Tipps in Form einer Checkliste für Sie zusammengefasst:

 

 

ca. 2 Monate vor der Pressekonferenz …

• Aufhänger suchen: Kernthemen – Nachrichtenwert – Ziele
  Ist das Thema relevant?
• Zielmedien
• Budget
  
• Redner auswählen – Programm erstellen
• Moderator überlegen (für Frage-Runden im Anschluss)
• Termin
  Achten Sie auf zeitgleiche konkurrierende Veranstaltungen oder Groß-Events; idealer Zeitpunkt: dienstags bis donnerstags, 10:30 Uhr)
• Location suchen:
  • gute Erreichbarkeit, zentrale Lage, Parkmöglichkeit

  → TIPP: Im Gegensatz zu (Marketing)Events ist bei einer Pressekonferenz leichte Erreichbarkeit das wichtigste Kriterium bei der Auswahl der Location.

  • passend zum Image
  • Ausstattung (Stromanschlüsse, Verdunkelungsmöglichkeit, Klimaanlage)

  → TIPP: Die Location sollte möglichst über W-LAN verfügen, sodass Fotografen die Bilder unmittelbar an die Redaktionen übermitteln können.

  • Akustik
  • Licht
  • genügend Platz für Fotografen
  • Mobiliar (Rednerpult, Podiumstisch etc.)
  • Requisiten

5 Wochen vor der Pressekonferenz …

• Presse-Verteiler checken
• Einladungen erstellen
  mit Antwortkarte/-fax, Anfahrtsplan zur Location & Parkmöglichkeit; Anlass erklären, Biografien der Referenten
• Pressemappen vorbereiten
  (Presseinformation, Pressefotos, Unternehmensportrait)
• technische Hilfsmittel bestellen
  (Flipchart, Leinwand, Beamer, Videogerät, …)

→ TIPP: Machen Sie einen Notfallplan, falls die Technik versagt – das beruhigt

• evtl. Parkplatz-Situation klären

14 Tage vor der Pressekonferenz …

• Einladungen verschicken

→ TIPP: Fachmedien haben aufgrund ihrer Erscheinungsweise längere Vorlaufzeiten als Tages- und Wochenmedien, Fachpresse daher entsprechend früher einladen!

• Ablaufplan/Abfolge der Statements festlegen

→ TIPP: Erstellen Sie ein minutiöses „Drehbuch“ für den Ablauf der PK!

• Location besichtigen:
  Bestuhlung (evtl. Sitzordnung), Requisiten überlegen, evtl. Hinweisschilder/Plakate, Beleuchtung, Dolmetsch-Anlage, Mikrofone etc.

→ TIPP: Nach Möglichkeit keine Hand-Mikros verwenden (störend bei Fotoaufnahmen)!

• Catering organisieren, Journalisten-Betreuung während der Konferenz
• mögliche kritische Zwischenfragen diskutieren

→ TIPP: Spielen Sie mit den Podiumsteilnehmern alle möglichen kritischen Fragen und Antworten vor der Konferenz durch!

• Stichwörter, Ablauf mit Rednern erarbeiten
• Zeitplan überlegen
• Pressetermin in Termindienste eintragen
• Pressefotografen bestellen
• evtl. Tonbandgeräte bzw. Kameras für Video-Aufzeichnung der Pressekonferenz
• Namensschilder für die Redner vorbereiten

1 Woche vor der Pressekonferenz …

• Zusagen checken, telefonisch nachfassen
• Liste mit Teilnehmern vorbereiten
• Medienbeobachtung beauftragen

2 Stunden vorher …

• gut sichtbares Logo am Podium (für Fotografen und Kameraleute)
• evtl. Hinweis-Schilder/Wegweiser anbringen

→ TIPP: Halten Sie auch unbeschriftete Reserve-Schilder bereit!

• Geräte-Check
• Catering
• Namensschilder
• Pressemappen
• Stifte/Blöcke an den Plätzen
• beim Eingang:
  persönliche Begrüßung/Empfang; Pressecorner mit Anwesenheitsliste zum Eintragen für die Journalisten auflegen; evtl. Pressegeschenk (Give-away)

Nachbearbeitung

• Nachversand der Pressematerialien an nicht anwesende Journalisten
• (zeitgleiche!) Information der Mitarbeiter
• Feedback einholen
• Pressespiegel
• Medienanalyse

nützliche Links:

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Weitere Checklisten für Events unter www.platzpirsch.at!